Foire aux questions

(Définition ANAP) Le dossier usager informatisé recueille toutes les données et écrits professionnels utiles pour rendre compte des besoins de la personne accompagnée afin de faciliter la conception, la mise en œuvre et l’évaluation de plans personnalisés d’accompagnement.

C’est un outil nécessaire à la définition, la conduite et l’évaluation des prestations d’un ESMS.

Qu’est-ce que le DUI ?

Le DUI centralise l’ensemble des informations qui concernent la personne accompagnée et son parcours de santé et de vie.

Qui l’alimente ?

Les différents professionnels habilités par l’organisation propre à chaque structure et les délégations, en fonction des droits qui leurs sont alloués.

Dans quel but ?

Centralisation, suivi et partage des informations concernant la personne accompagnée.

Quelles informations dans le DUI ?

• Un volet administratif
• Un volet médical
• Un volet lié à l’accompagnement de la personne (projets personnalisés avec grilles AGGIR-Pathos et les nomenclatures SERAFIN-PH)

Est-il interopérable avec d’autres services/référentiels ?

Interopérabilité : Pour être pleinement performant, il est prévu que le DUI communique avec :

• Le Dossier Médical Partagé (DMP)
• La Messagerie Sécurisée de Santé (MSS)
• La e-prescription
• Les services de coordinations de parcours (e-parcours)
• Le système d’information de suivi des décisions d’orientation

Le DUI est considéré comme conforme lorsqu’il répond aux exigences d’interopérabilité données par la doctrine du numérique en santé. A savoir, être interopérable avec les services et référentiels socles :

Services Numériques Socles

• Dossier Médical Partagé (DMP),
• Messagerie Sécurisée de Santé (MSS),
• e-prescription,
• e-parcours.

Référentiels Socles

• Répertoire partagé des Professionnels intervenant dans le système de santé (RPPS+) (DMP),
• Pro Santé Connect
• Identifiant National de Santé (INS)

La mise en place d’un référencement des DUI à partir de fin 2021 participera à la mise en conformité des DUI existants sur des exigences fonctionnelles.

Tous les ESMS mentionnés à l’art L.312-1 du CASF, les organismes gestionnaires de ces établissements et les groupements de coopération sociale et médico-sociale mentionnés au 3o de l’article L. 312-7 du CASF sont éligibles au temps 2 de la phase d’amorçage, y compris les ESMS financés exclusivement par les conseils départementaux.

L’appel à projet ESMS Numérique est ouvert aux ESMS :

• Qui n’ont pas de DUI et souhaitent en acquérir un
• Qui ont déjà un DUI et qui souhaitent le mettre en conformité
• Qui ont déjà un DUI et qui souhaitent en changer

Liste non exhaustive des champs d’activité et établissements concernés :

Personnes âgées

EHPAD, Résidence Autonomie, CLIC

Adultes et enfants handicapés

MAS, FAM, Foyers de vie, Foyers d’hébergement, CRP, SAMSAH, ESAT, SAVS, ATO, CAMSP, CMPP, IME, ITEP, IEM, EEAP, UEROS

Domicile

SESSAD, SSIAD, SPASD, SAAD

Personnes en Difficultés Spécifiques (PDS)

LHSS, ACT, CSAPA (Addictologie), CAARUD (addictologie), Centres d’accueil, Centres d’accueil pour demandeurs d’asile, Centres d’hébergement et de réinsertion sociale

Protection de l’enfance

CLIS, PJJ, Etablissements de l’aide sociale à l’enfance

Il s’agit de la capacité d’un système d’information à fonctionner avec d’autres produits ou systèmes d’information, existants ou futurs, permettant ainsi de créer un réseau et de faciliter l’accès aux données et leur transfert.

Cette interopérabilité est essentielle dans le cadre de l’évolution des structures et de l’environnement technique et réglementaire. L’interopérabilité permet également aux organisations et aux structures de faire évoluer facilement leurs solutions logicielles.

Le nomenclatures des besoins et des prestations SERAFIN-PH proposent un vocabulaire commun et partagé permettant de décrire les besoins des personnes en situation de handicap et ce que font les acteurs médico-sociaux en réponse à ces besoins. A terme, il est prévu que ces nomenclatures soient utilisées pour réformer les modalités d’allocation des ressources des Etablissements et Services Médico-Sociaux (ESMS) accompagnant les personnes en situation de handicap.

Les nomenclatures SERAFIN-PH sont intégrées dans les DUI référencés auprès de la CNSA qui permettent ainsi aux structures de définir les besoins de leurs usagers et de préciser les prestations adaptées en lien avec les objectifs du projet personnalisé, directement via le logiciel DUI.

De nombreuses ressources sont disponibles aux directions d’ESMS afin de les conseiller dans le déploiement d’un DUI :

• Autodiagnostic « Maturité numérique »

Cet outil de l’Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux (ANAP) permet aux directions d’ESMS ou d’OG de réaliser un état des lieux du niveau de maturité numérique de leurs établissements. Une fois le diagnostic réalisé, une synthèse vous est transmise et comprend un plan d’action adapté à vos besoins dans le contexte du Programme ESMS Numérique.

• Kit « Déploiement d’un DUI en ESMS »

Ce kit de l’ANAP est destiné aux directions et chefs de projet d’ESMS qui souhaitent déployer un dossier de l’usager informatisé (DUI) dans un contexte multi ESMS/OG. Il se compose d’autodiagnostic, de pistes et une méthode pour réussir le déploiement d’un DUI dans les meilleures conditions.

• Webinaire de l’ANAP en replay : « Déployer un DUI adapté aux pratiques des professionnels »
• Des financements sont actuellement disponibles via le Programme ESMS Numérique afin de vous permettre d’acquérir un DUI via l’appel à projets ESMS Numérique.

De façon générale, il existe quelques bonnes pratiques à suivre afin d’assurer la mise en œuvre d’un logiciel DUI avec succès :

• S’organiser en amont : évaluer les besoins, cartographier vos processus, identifier les interopérabilités nécessaires, tester le logiciel, le personnaliser, organiser la formation d’utilisateurs clés.
• Allouer les ressources nécessaires au projet : développer un plan de mise en œuvre réaliste et anticiper les besoins en termes de ressources afin de limiter les perturbations des activités opérationnelles courantes de votre structure.
• Assurer le transfert des données sur le logiciel : C’est un élément clé du déploiement car les données migrées doivent être exactes.
• Mettez en place une formation adaptée et maintenez vos collaborateurs informés : il est essentiel de former les utilisateurs du logiciel de façon adéquate afin d’exploiter au mieux le potentiel de la solution mise en place. Les maintenir informés permettra également d’assurer la promotion du logiciel.

Assurer un suivi de la mise en œuvre et mesurer les résultats : tout au long du projet, il est nécessaire de surveiller que l’installation du logiciel DUI se passe comme prévu et de mesurer les résultats afin d’améliorer sa performance et son efficacité.

 

• Quelle est la date d’obligation d’utiliser la MSSanté pour partager des données de santé et confidentielle ?
  • Les données de santé et confidentielles doivent être partagées de façon sécurisée. L’utilisation de la MSSanté répond à l’obligation légale de l’article L1110-4 du code de la santé publique en vigueur depuis le 04 août 2021.
• Pouvons-nous utiliser la MSSanté nominative ou organisationnelle même sans disposer de la version Ségur du DUI ?
  • La messagerie organisationnelle permet l’accès à un ensemble de professionnels habilités exerçant au sein d’une même structure disposant d’un FINESS.
  • La messagerie nominative est réservée à l’usage de tout professionnel disposant d’un numéro d’identification national RPPS ou ADELI.
  • La messagerie applicative permet l’envoi de mails de manière automatique depuis le logiciel métier d’une structure disposant d’un FINESS.
  • Oui, il est possible d’utiliser une MSSanté même sans disposer d’un DUI référencé SEGUR . Il est également possible d’accéder à une messagerie sécurisée par le biais d’un Webmail par exemple.
• Quelles données sensibles sont à partager et avec qui ?
• • Les données sensibles forment une catégorie particulière des données personnelles. Ce sont des informations qui révèlent la prétendue origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
    Les professionnels participant à la prise en charge d’une même personne peuvent, en application de l’article L. 1110-4, échanger ou partager des informations relatives à la personne prise en charge dans la double limite :

    1° Des seules informations strictement nécessaires à la coordination ou à la continuité des soins, à la prévention, ou au suivi médico-social et social de ladite personne ;

    2° Du périmètre de leurs missions.

• Qu’est-ce que Mon Espace Santé ?

• • Mon Espace santé est un espace numérique individuel. Il permet de stocker et partager des documents et données de santé en toute confidentialité. Chaque français dispose d’un espace santé dix jours après sa naissance. Mon Espace santé contient un dossier médical partagé dans lequel les professionnels déposent les données de santé. Tous les citoyens français disposent d’un dossier médical partagé, sauf opposition.
• Existe-il un système de classification des documents sur le DMP ?
  • Le DMP est organisé en neuf espaces spécifiques. Cette arborescence, très structurée, permet un classement rigoureux des documents. La traçabilité de chaque document est assurée par l’indication de son auteur et de sa date de dépôt.
    Un en-tête contenant des métadonnées permet d’indexer certains documents enregistrés dans le DMP. Les professionnels de santé peuvent alors réaliser une recherche spécifique sur la base d’un mot clé de leur choix. Veuillez trouver les différentes options de consultation page 60 du document suivant : https://www.dmp.fr/documents/d/dmp/tutoriel-webps-dmp
• Est-il possible pour l’usager de bloquer l’accès à un document à un médecin ?

  • L’usager peut masquer unitairement chaque document ou lʼensemble de ses documents en un clic depuis son Espace Santé. Le professionnel de santé auteur du document peut cependant toujours le consulter.

  • L’usager peut le faire avant que le professionnel nʼaccède à son dossier médical ou après quʼun professionnel ait accédé à son dossier. Ce dernier se verra refuser lʼaccès en consultation avec le message: “Le patient vous a retiré les droits dʼaccès à son DMP”. Il ne pourra également pas alimenter le DMP du patient.

  • Pour masquer un ou plusieurs documents à un professionnel, depuis votre compte d’accès internet, cliquez sur « Modifier » dans la rubrique « Propriété du document ».

    Si vous n’avez pas de compte d’accès internet ou en cas de perte de vos données d’identification, nous vous invitons à activer votre profil Mon espace santé pour masquer un ou plusieurs documents.

• Comment faciliter l’accès à Mon Espace santé pour les usagers ?
  • Mis à disposition par l’Assurance Maladie, « Mon espace santé » est un service numérique personnel et sécurisé qui permet à chaque usager de conserver ses données de santé et d’échanger avec les professionnels de santé de manière fluide et confidentielle. Ouvert en 2022, de nouvelles fonctionnalités viendront étoffer les possibilités de ce nouveau carnet de santé numérique.
  • Les ambassadeurs et ambassadrices ont pour mission d’accompagner les citoyens à la connaissance et la prise en main de « Mon espace santé ». L’objectif est d’assurer un déploiement efficace en s’appuyant sur des acteurs engagés auprès des citoyens.
    • Le contact pour la région des Pays de la Loire : camille.simon@ars.sante.fr
• Peut-on donner une délégation des droits à un proche à Mon Espace santé ?
  • A ce jour, il est uniquement possible de d’ajouter le profil de ses enfants. Des travaux sont en cours pour les aidants proches.

 

• Qui est responsable de qualifier les INS en EHPAD et quels sont les documents nécessaires ?
  • Au sein d’un EHPAD, la personne en charge de l’accueil qui créée les dossiers d’admission a la charge de la qualification de l’INS.

    Les documents nécessaires pour qualifier l’INS d’un résident sont :

    • La carte vitale
    • Une pièce d’identité (Carte d’identité Nationale, Passeport, Livret de Famille, Acte de naissance)
• Est-il possible de qualifier l’INS des usagers sans avoir le DUI référencé Segur ?
  • Oui, la qualification de l’INS existait en amont des DUI référencés Segur. Cette action est possible si l’éditeur du DUI a développé le module INS.
• Comment qualifier l’INS pour les usagers à domicile ?
  • Les professionnels des SSIAD et SSAD peuvent qualifier l’INS avec un ordinateur portable et une carte CPS au domicile de l’usager si le réseau est suffisant. Sinon, au retour au bureau.