Retours d’expérience : L’inscription des professionnels du secteur médico-social sur le portail RPPS+

Objectif : partager les retours de professionnels et les bonnes pratiques sur l’enregistrement des professionnels sur le portail RPPS+ de deux organismes gestionnaires des Pays de la Loire, ADMR 85 et ADAR 44

  • Qu’est-ce que le portail RPPS+ ?

Le portail RPPS+ permet d’enregistrer dans le répertoire sectoriel de référence des personnes physiques (RPPS), les professionnels caractérisés par un rôle dans la prise en charge et l’accompagnement des usagers et patients et ayant besoin d’accéder à des services numériques en santé. Exemple : MSS (Messagerie Sécurisée de Santé), DMP (Dossier Médical Partagé), accès au Dossier Usager Informatisé par ProSanté Connect, etc.

Une fois enregistrés, ces professionnels ont accès à des services numériques en santé grâce à une identité unique, nationale et pérenne de référence (numéro RPPS) et apparaissent ainsi dans l’Annuaire Santé.

  • Quels professionnels dois-je inscrire sur le portail RPPS+ ?

Il existe deux types de professions dans la santé et le médico-social qui possèdent automatiquement une identification :

  • Les professions à ordre (Médecins, infirmier(e)s, etc.)
  • Les professions à obligation d’enregistrement (Psychologue, ergothérapeute, opticiens, etc.)

L’enregistrement dans le portail RPPS+ concerne les professionnels ne faisant pas partie des deux catégories ci-dessus mais qui participent à la prise en charge et l’accompagnement des usagers. On va y retrouver des aides-soignants, éducateurs spécialisés, responsables de secteur, etc.

L’enregistrement dans le portail RPPS+ n’est pour l’instant pas obligatoire mais sera nécessaire pour que vos professionnels puissent accéder à des services numériques en santé (comme la consultation du Dossier Médical Partagé et avoir accès à une Messagerie Sécurisée de Santé nominative).

L’inscription d’un professionnel du secteur médico-social sur le portail RPPS+ s’effectue suivant 7 étapes (voir l’image ci-après).

Pour chaque étape, nous vous proposons le retour d’expérience de l’ADMR 85 et l’ADAR 44 qui vous partagent leurs actions menées et bonnes pratiques pour enregistrer les professionnels de leurs établissements.

  • Quel professionnel a la charge de définir la stratégie et l’organisation de l’enregistrement des professionnels à rôle au sein de votre structure ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    En tant que Référent des Systèmes d’Informations j’ai la responsabilité de définir la stratégie et l’organisation de l’enregistrement des professionnels à rôle pour l’ADMR 85.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    La stratégie d’enregistrement des professionnels à rôle a été travaillée en synergie et collaboration au sein de l’équipe projet ESMS Numérique (constituée de la responsable SI, de la responsable qualité et de moi-même en charge du projet ESMS Numérique). Nous avons identifié les différents rôles et soumis aux Cadres de secteurs et au directeur de l’action sociale nos propositions pour les professionnels qui vont utiliser les outils numériques (à savoir DMP, MSS).

    Combien de temps avez-vous consacré à cette étape ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Cette étape m’a pris quelques heures car l’organisation des différents SSIAD de l’ADMR 85 varie selon les activités et sur le département. Il a été décidé de centraliser l’enregistrement des professionnels par le service des ressources humaines et il est maintenant inclus dans le processus de recrutement et de créations/clôtures des contrats.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Nous avons mis à l’ordre du jour le sujet de l’enregistrement des professionnels du secteur sur le portail RPPS+ lors d’une réunion d’équipe et nous avons présenté notre stratégie. Le sujet a été bien reçu par nos collègues.

  • Quel professionnel a contractualisé avec l’ANS ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Moi-même en tant que Responsable des Systèmes d’Informations.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Ma collègue responsable des Systèmes d’informations et moi-même avons contractualisé avec l’ANS.

    Quels sont les efforts à fournir ? Quelles sont les difficultés rencontrées, s’il y en a ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    La contractualisation par FINESS juridique est un gain de temps lorsqu’un organisme gestionnaire est composé de plusieurs établissements avec un FINESS juridique commun.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Cette étape a été chronophage car notre organisme gestionnaire était dans les premiers à contractualiser avec l’ANS et il fallait contractualiser à l’époque par FINESS géographique (et nous en avons 15), nous avons donc complété sept formulaires par FINESS. Maintenant l’ANS propose une contractualisation par FINESS Juridique

  • Comment avez-vous décidé qui serai(en)t le(s) gestionnaire(s) RPPS+ ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Le référent des Systèmes d’informations est le gestionnaire RPPS+ pour les premiers essais techniques. Par la suite, le responsable des ressources humaines est défini comme deuxième gestionnaire RPPS+ pour assurer une continuité d’activité.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Le rôle des gestionnaires RPPS+ a été défini à l’étape 2. Nous avons trois gestionnaires RPPS+ : la cheffe de projet ESMS numérique le temps de la mise en place du projet, la responsable qualité et la directrice des systèmes d’information qui lors d’une embauche va vérifier les droits informatiques des nouveaux arrivants.

    Est-ce que vos collègues comprennent l’utilité du RPPS+ ? Et les conséquences ? Quels sont les messages que vous avez dû faire passer en interne ? Comment ont-ils été reçus ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Pour nos SSIAD, les professionnels infirmiers ont déjà un numéro RPPS qui permet d’avoir accès aux outils numériques comme le DMP pour consulter les prescriptions de soins, les pratiques étaient déjà en place.
    Pour nos SAAD, qui ne sont pas médicalisés, la compréhension et l’utilité de l’enregistrement sur le portail RPPS+ est plus compliqué à expliquer car nous manquons de cas d’usages pour l’illustrer. La publication prochaine de la matrice d’habilitation permettra de savoir quels professionnels auront accès à quels documents et ceci définira les usages pour les professionnels des SAAD.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Nous indiquons aux professionnels que l’enregistrement des professionnels du secteur médico-social sur le portail RPPS+ est important pour avoir accès au DMP. A l’heure actuelle les professionnels n’y ont pas encore accès donc les usages ne sont pas définis.

  • Faut-il un poste de travail par gestionnaire RPPS+ ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Il est recommandé d’avoir un poste de travail par gestionnaire RPPS+ avec une carte CPE nominative et un lecteur de carte. Le gestionnaire RPPS+ doit se connecter avec une carte physique.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Chaque gestionnaire RPPS+ avait déjà un PC. Nous avons mis à disposition en plus deux lecteurs de cartes sur l’établissement

    Avez-vous rencontré des difficultés à cette étape ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Sur les sites où il n’y a pas de ressources informatiques, l’installation peut être complexe ; mais souvent le prestataire peut accompagner dans cette démarche.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Notre éditeur nous a accompagné pour installer le pilote du lecteur de carte.

  • Pour inscrire les professionnels sur le portail RPPS+ des données d’état civil doivent être récupérées. Comment sont-elles récupérées et par qui ? Quels sont les changements que cela induit dans le processus des ressources humaines ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Les données d’état civil doivent être récupérées ainsi que le courriel personnel du professionnel : en effet, le numéro RPPS+ le suivra tout au long de sa carrière. Le rôle à définir pour l’accès au DMP sera facilité avec la matrice d’habilitation du DMP.
    Le service ressources humaines, à savoir la responsable administratif et la responsable de la paie vont récupérer ces données d’état civil. Cependant, l’ensemble des salariés ne sont pas rattachés à la fédération ADMR 85 et sont salariés des associations. Dans ce cas, les assistants de secteurs qui ont la responsabilité de la gestion des associations locales sur le territoire vont pouvoir récupérer les données d’état civil. Le portail RPPS+ permet aussi de modifier le statut des professionnels de l’organisation quand ils changent de structure il est donc logique que le service des ressources humaines ait la charge de la récupération des données.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Les données d’état civil et les documents étaient déjà collectés pour la prise de poste et la création du contrat de travail. Les données qui peuvent parfois manquer sont les prénoms de naissance qui sont collectés dans un second temps.

    Comment vous procurez-vous les données ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85 & Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    La création des dossiers se fait à l’embauche et si des informations sont manquantes nous les récupérons par appel téléphonique.

  • Où en êtes-vous dans l’inscription des professionnels dans le portail RPPS+ ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Nous devons finaliser notre contractualisation avec l’ANS avant de pouvoir enregistrer nos professionnels à rôle.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Nous avons dans un premier temps inscrit un responsable de secteur pour tester le portail et savoir comment compléter les profils.

    Avez-vous rencontré des difficultés ?

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Nous avons rencontré une problématique pour des professionnels nés à l’étranger. La commune de naissance n’est pour l’instant pas acceptée par le portail RPPS+. L’ANS travaille actuellement à la résolution de ce problème.

    Combien de temps est nécessaire pour enregistrer un professionnel ?

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Lors des premières inscriptions nous avons rencontré quelques problématiques et des bugs informatiques. Ayant réalisé une contractualisation par FINESS géographique, nous avons autant de carte que d’établissement. Le processus de connexion requière la bonne carte pour le bon établissement et ceci n’est pas fluide. L’enregistrement de 70 professionnels nous a pris 2.5 matinées.

  • Avez-vous réalisé des tests en milieu réel ?

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Tous nos professionnels ont activé leur carte e-CPS

Comment contractualiser avec l’ANS ?

Il existe deux possibilités :

    • Par Email :

Il faut renseigner le contrat d’adhésion et le formulaire F101 pour la commande de carte du représentant légal.

Il est possible de contractualiser en ligne en utilisant le site démarche-simplifiees.fr

Pour cela utilisez le lien suivant permettant de saisir le CA (Contrat d’Adhésion) et le formulaire F101. https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/contrat-d-adhesion-f101

Pour toutes informations complémentaires 

Veuillez cliquer sur le lien ci-après pour retrouver le guide d’enregistrement des professionnels sur le portail RPPS+ ainsi que les webinaires déjà réalisés : https://esante.gouv.fr/produits-services/portail-rpps-plus